Clôturer à J+8 dans une société de services

Situation de départ. Une agence de conseil en ingénierie de 80 personnes. Une comptable expérimentée mais seule, un expert-comptable qui produit les situations trimestrielles avec retard, aucun contrôle de gestion. Les associés minoritaires réclament un reporting mensuel que personne ne peut produire. Le dirigeant suit son activité à partir du solde bancaire et du carnet de commandes.

Le diagnostic. Trois causes de lenteur ressortent : des notes de frais et des factures fournisseurs traitées en fin de mois, des temps consultants saisis avec deux semaines de décalage, et une facturation clients déclenchée manuellement après validation du dirigeant. Chacune retarde la clôture de plusieurs jours ; ensemble, elles la repoussent de six semaines.

Le dispositif. Un DAF à temps partagé, quatre jours par mois, met en place un calendrier de clôture avec des dates butoirs par flux, fait basculer la saisie des temps en hebdomadaire, délègue la validation des factures aux chefs de projet dans une limite de montant, et construit une maquette de reporting en trois pages : activité et facturation, marge par client et par projet, trésorerie et prévisions.

L'objectif. Une clôture de gestion disponible à J+8 au bout de trois mois, un reporting présenté chaque mois aux associés et lu chaque semaine, dans sa version abrégée, par le comité de direction. Puis une réduction de la présence du DAF à deux jours par mois une fois qu'un contrôleur de gestion junior est recruté et formé.

Ce qu'on en retient. Le retard de clôture n'est jamais un problème comptable ; c'est un problème d'organisation des flux qui alimentent la comptabilité. Et le reporting le plus utile est celui qui est assez court pour être lu.